Posle nekoliko godina odlaganja e-Arhiv će konačno biti u primeni od 1. januara 2024. Kada je reč o privrednicima i njihovim obavezama pred početak primene elektronskog arhiviranja, oni neće morati da čuvaju dokumente u elektronskom obliku ako su već predati nekom državnom organu ili instituciji.
Poreski savetnik Jovan Pavlović kaže da će se sva dokumentacija koju su firme po propisima dužne da čuvaju od 1. januara dostavljati isključivo elektronskim putem, ali su iz te obaveze izuzeta dokumenta koja se već od ranije dostavljaju na ovaj način.
“To za privrednike konkretno znači da fakture koje se nalaze na SEF portalu (Sistem elektronskih faktura), poreske prijave koje se predaju Poreskoj upravi, finansijski izveštaji u APR-u, kao i prijave i odjave zaposlenih sa CROSO, neće biti u obavezi da čuvaju u elektronskoj formi”, objašnjava Pavlović u razgovoru za Biznis.rs.
Takođe, kada je reč o čuvanju arhivske građe, u toku januara će biti objavljene izmene šifarnika kategorija materijala koji se čuva.
Ovi propisi se odnose na državne organe, ali će biti preporučeno i preduzećima da usklade svoju listu kategorija sa novim šifarnikom, jer će na taj način biti automatski odobrene od Državnog arhiva Srbije.
“U slučaju da privrednik poseduje elektronska dokumenta koja se ne čuvaju kod državnih organa, ima obavezu da ta dokumenta čuva na pouzdan način”, kaže poreski savetnik.
Zakon o arhivskoj građi, kojim je rešeno pitanje zakonskog regulisanja zaštite arhivske građe i drugog dokumentarnog materijala, stupio je na snagu 2021. godine. Ovim aktom propisuje se obaveza privrednim društvima da savesno čuvaju, u sređenom i bezbednom stanju, arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali, bilo da je elektonski ili papirni.
Tokom svog poslovanja privredno društvo stvara dokumentarni materijal koji zbog značaja svog sadržaja ima status arhivske građe. Ona se čuva kao celina – arhivski fond, a po isteku perioda od 30 godina od nastanka predaje se na čuvanje nadležnom javnom arhivu.
Vlasnici firmi imaju obavezu da vode evidenciju, označavanje, klasifikaciju, datiranje i arhiviranje arhivske građe i dokumentarnog materijala, kao i da predaju arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim zakonom.
Privredni subjekti su u obavezi i da osiguraju trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje nadležnom javnom arhivu.
“Dokumentaciju je najpraktičnije sortirati i odlagati prema vrsti dokumenta. Mnoge firme dokumentaciju zavode po rednim brojevima, kako bi lakše pronašle traženi dokument, bilo za interne potrebe ili ukoliko uvid u dokumentaciju firme traže različiti inspekcijski organi prilikom vršenja kontrole poslovanja firme”, navodi naš sagovornik.
U grupi dokumenata koje je potrebno trajno čuvati nalaze se isplatne liste i analitičke evidencije zarada, dok je svu ostalu dokumentaciju neophodno čuvati prema propisima. Na primer, finansijski izveštaj (bilansi) čuvaju se 20 godina, dnevnik knjigovodstva, glavna knjiga i godišnji izveštaj o poslovanju 10 godina, a pomoćne knjige i dokumentacija na osnovu koje se u njima knjižilo čuvaju se pet godina. Izuzetak su firme u PDV-a koje dokumentaciju na osnovu koje je izrađen PDV obračun (pre svega izlazni i ulazni računi) moraju čuvati 10 godina.
Takođe, propisan je i obavezan način čuvanja dokumentacije. Neka akta mogu se čuvati elektronski, dok se određeni dokumenti čuvaju u papirnom obliku.
“Čuvanje dokumentacije uređeno je prema vrstama dokumenata različitim propisima. Dokumenti se čuvaju u originalu, odnosno u obliku u kojem su kreirani i ispostavljeni”, zaključuje poreski savetnik Jovan Pavlović.
Kazne za neadekvatno čuvanje arhivske građe
Ako preduzeće ne čuva poslovnu dokumentaciju u skladu sa propisima, u zavisnosti od zakona koji uređuje određenu oblast može biti kažnjeno novčanim naknadama i do tri miliona dinara.
Novčanom kaznom od 100.000 do tri miliona dinara kazniće se za privredni prestup pravno lice ako ne čuva računovodstvene isprave, poslovne knjige, finansijske izveštaje, godišnji izveštaj o poslovanju i revizorske izveštaje u rokovima i na način propisan Zakonom o računovodstvu.
Novčanom kaznom od 100.000 do dva miliona dinara kazniće se za prekršaj pravno lice-obveznik ako ne čuva knjigu dnevnih izveštaja, kontrolnu traku, dnevni izveštaj i periodični izveštaj minimum tri godine.
Za preduzetnike su propisane kazne značajno niže i kreću se od 50.000 do 500.000 dinara.
